Privacy verklaring TMS – The Meryton Society

Wie we zijn

The Meryton Society (TMS), re-enactment vereniging opgericht in 2012. Ons website adres is https://themerytonsociety.nl.

Wat we doen met persoonsgegevens

Persoonsgegevens van leden, Regency geïnteresseerden, donateurs en derden worden uitsluitend gebruikt voor verenigingsactiviteiten en communicatie.

Welke gegevens we vastleggen

Leden

Voor deelname aan Regency re-enactment evenementen en liefhebberij activiteiten, innen van contributie en financiële bijdragen en voor samenwerking binnen de vereniging worden vastgelegd:

Voor- en achternaam
Postadres (straat, huisnummer, postcode, plaats)
E-mailadres
Telefoonnummer
Jaar van lid worden
Portret (achtergrond, talenten en interesses)
Financiële gegevens (IBAN, betalingsgegevens)
In geval van minderjarige leden: toestemming van de ouders met hun naam en handtekening

Regency geïnteresseerden

Voor het volgen van de activiteiten van TMS worden vastgelegd:

Voornaam
E-mailadres

In geval van deelname aan betaalde Regency Liefhebberij activiteiten wordt voor het innen van de financiële bijdrage vastgelegd:

Voor- en achternaam
Postadres (straat, huisnummer, postcode, plaats)
E-mail adres
Financiële gegevens (IBAN, betalingsgegevens)

Donateurs

Voor het ontvangen van giften van donateurs wordt vastgelegd:

Voor- en achternaam
Postadres (straat, huisnummer, postcode, plaats)
E-mail adres
Financiële gegevens (IBAN, betalingsgegevens)

Derden

Bij derden gaat het om organisatoren van evenementen, contactpersonen bij de Napoleontische Associatie der Nederlanden en daarbij aangesloten re-enactmentverenigingen, locaties die door TMS worden gebruikt. Voor deze contacten wordt vastgelegd:

Voor- en achternaam
Eventueel: bedrijfsnaam
E-mail adres
Telefoonnummer
Postadres (straat, huisnummer, postcode, plaats)
Financiële gegevens (IBAN, betalingsgegevens)

Hoe lang we de gegevens bewaren

Contactgegevens

Contactgegevens van leden en geïnteresseerden worden na afmelding vernietigd. Dit gebeurd direct na het ontvangen van de afmelding of nadat financiële verplichtingen zijn voldaan.

Contactgegevens van donateurs worden vernietigd wanneer niet meer wordt gereageerd op een verzoek tot financiële steun.

Contactgegevens van derden worden vernietigd wanneer het belang ervan is vervallen, bijvoorbeeld nadat een evenement heeft plaatsgevonden.

Financiële gegevens

Voor financiële gegevens volgt TMS de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar nadat decharge is gegeven over het boekjaar door de leden tijdens de Algemene Ledenvergadering.

Formele documenten

Statuten, Huishoudelijk reglement, stukken van de Algemene ledenvergadering (jaarverslagen, notulen en besluiten) worden tenminste tot 5 jaar na het opheffen van de vereniging bewaard.
Bestuursvergaderingen: agenda’s, notulen, actielijsten en besluiten worden per jaar tot 5 jaar na het bestuurlijk jaar bewaard.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in de gegevens die TMS vastlegt over jou. Als je ontdekt dat gegevens over jou niet (meer) kloppen dan kun je die laten aanpassen of verwijderen. Gegevens die we om wettelijke redenen moeten bewaren, zijn hiervan uitgesloten.

Wat we niet doen

Persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij dat moet vanuit een wettelijke verplichting.

TMS maakt op haar website geen gebruik van cookies of van ingesloten content van derden.